Wakacje tuż-tuż, ale KRS nie czeka. Czerwiec to miesiąc sprawozdań finansowych w spółkach

Traktowanie tego procesu jedynie jako "formalności dla księgowej" to poważny błąd. Czas upływa, a zignorowanie wymogów Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) niesie za sobą dotkliwe konsekwencje – od grzywien po osobistą odpowiedzialność karną członków zarządu. Poniżej przedstawiamy merytoryczny przewodnik po czerwcowych obowiązkach, oparty na przepisach Kodeksu spółek handlowych (KSH) oraz Ustawy o rachunkowości (UoR).

Zgodnie z art. 231 § 1 KSH, Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Dla zdecydowanej większości firm, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, nieprzekraczalną datą jest 30 czerwca.

Podczas tego zgromadzenia wspólnicy muszą podjąć trzy uchwały:

1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego.
2. Powzięcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.
3. Udzielenie członkom organów spółki (zarządowi, radzie nadzorczej) absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Absolutorium to w istocie zwolnienie członka zarządu z odpowiedzialności za działania w minionym roku. Co istotne, Zgromadzenie Wspólników nie musi odbywać się fizycznie. Prawo pozwala na podjęcie uchwał w trybie zdalnym, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile umowa spółki tego nie wyklucza.

Samo podjęcie uchwał wewnątrz organizacji nie kończy procesu. Zgodnie z art. 69 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, zarząd jest zobligowany złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.

Obecnie proces ten jest w pełni zdigitalizowany i odbywa się poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Wymaga to sporządzenia sprawozdania w ustrukturyzowanym formacie XML oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Czy wiesz, że zgodnie z art. 52 ust. 2b UoR, jeśli spółką kieruje zarząd wieloosobowy, plik XML ze sprawozdaniem nie musi być już podpisywany przez wszystkich jego członków. Dokument może podpisać tylko jedna osoba z zarządu, pod warunkiem że pozostali członkowie złożą odrębne oświadczenia potwierdzające, że sprawozdanie spełnia ustawowe wymagania. To znacząco ułatwia logistykę, gdy członkowie zarządu przebywają na wyjazdach służbowych lub urlopach.

Praktyka biznesowa pokazuje, że nie zawsze udaje się dotrzymać czerwcowego terminu, na przykład na skutek sporów właścicielskich. Ustawodawca przewidział na tę okoliczność alternatywne rozwiązanie.

Opierając się na art. 69 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie (do 30 czerwca), zarząd ma obowiązek złożyć w KRS sprawozdanie niezatwierdzone w nieprzekraczalnym terminie do 15 lipca. Należy jednak pamiętać, że po jego późniejszym, faktycznym zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Wspólników, komplet dokumentów trzeba będzie złożyć w sądzie ponownie (w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia).

Zarządy, które lekceważą obowiązek sprawozdawczy, narażają się na wielotorową odpowiedzialność:

• Sąd rejestrowy ma prawo nałożyć na członków zarządu grzywny w celu wymuszenia złożenia dokumentów.
• Zgodnie z art. 77 pkt 2 Ustawy o rachunkowości, za niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze grozi grzywna, a nawet kara ograniczenia wolności.
• Kontrahenci, wywiadownie gospodarcze oraz instytucje finansowe na bieżąco monitorują wpisy w KRS. Spółka niepublikująca danych finansowych automatycznie traci zdolność kredytową i staje się w oczach rynku partnerem wysokiego ryzyka.

Połowa czerwca to dla działów księgowości oraz zarządów absolutnie ostatni dzwonek na sfinalizowanie procedur. Sprawnie załatwione formalności i poprawnie zaktualizowany wpis w KRS to nie tylko wymóg prawny, ale też wizytówka profesjonalnie zarządzanej organizacji.